Chuyển hoàn là gì? Chuyển hoàn là tình trạng hàng hóa bị trả lại cho người gửi do không thể giao đến người nhận và đã được yêu cầu trả lại bởi người gửi. Trong tình huống này, người gửi sẽ phải thanh toán toàn bộ chi phí dịch vụ 2 chiều và các chi phí phát sinh từ dịch vụ chuyển phát nhanh, trừ khi có sự thỏa thuận khác với đơn vị vận chuyển.

Vấn đề này đặt ra một thách thức đối với nhiều cửa hàng mới bắt đầu kinh doanh. Vì vậy, các chủ cửa hàng cần tìm hiểu kỹ thông tin về tình trạng chuyển hoàn để tránh những vấn đề phát sinh. Chuyển hoàn không chỉ làm tăng chi phí vận chuyển mà còn có thể gây hư hại cho hàng hóa, đặc biệt là trong trường hợp thực phẩm do thời gian vận chuyển kéo dài.

Nguyên nhân các đơn hàng bị chuyển hoàn

Dưới đây là một số nguyên nhân chính khiến cho các đơn hàng bị chuyển hoàn:
Đơn vị vận chuyển không liên lạc được với người mua

Thông thường, trước khi giao hàng, nhân viên vận chuyển sẽ liên lạc với khách hàng để xác nhận thời gian và địa điểm giao hàng. Tuy nhiên, nếu không thể liên hệ được với người mua sau nhiều lần cố gắng, đơn vị vận chuyển sẽ xác nhận tình trạng chuyển hoàn. Trong trường hợp này, họ có thể gửi lại hàng cho người gửi hoặc đề xuất các phương án xử lý phù hợp.
Người nhận không có nhà hoặc đi vắng

Cũng giống như tình trạng không thể liên lạc được với người mua khi giao hàng thì khi người nhận không có mặt hoặc vắng nhà quá thời gian cho phép mà đơn vị vận chuyển có thể giữ hàng, phương án xử lý lúc này thường là chuyển hoàn.
Người mua vì một lý do gì đó mà hẹn giao hàng lại lần sau

Các đơn vị vận chuyển thường chỉ thực hiện việc giao hàng trong khoảng 3-4 lần. Do đó, nếu người mua hẹn giao lại hàng quá nhiều lần vì bất kỳ lý do nào thì đơn vị vận chuyển có thể từ chối hỗ trợ và thường sẽ liên hệ với người gửi để bắt đầu thủ tục chuyển hoàn.
Người mua từ chối nhận hàng vì hàng hóa được giao không đúng như mô tả

Đây là một tình huống phổ biến mà nhiều shop bán hàng online thường gặp phải. Người mua thường dựa vào thông tin được cung cấp bởi người bán mà không có cơ hội chọn lựa trực tiếp cho đến khi nhận được hàng.

Đôi khi, sự chênh lệch giữa kỳ vọng của khách hàng và thực tế của sản phẩm hoặc việc người bán không đáp ứng đúng chủng loại đã cam kết có thể dẫn đến tình trạng người mua từ chối nhận hàng. Trong trường hợp này, đơn vị chuyển hoàn sẽ tiến hành thực hiện chuyển hoàn.

Thông tin người nhận không chính xác

Trong quá trình cung cấp thông tin cho đơn vị vận chuyển, có thể xảy ra sai sót từ phía người bán hoặc khách hàng, dẫn đến thông tin địa chỉ hoặc các thông tin liên quan khác không chính xác. Thông thường, các đơn vị vận chuyển có thể hỗ trợ điều chỉnh thông tin liên quan đến khu vực quận hoặc huyện.

Ngoài ra, nếu người mua muốn thay đổi thông tin nhận hàng, cửa hàng sẽ phải thực hiện các biện pháp như chuyển hoàn, hủy đơn hoặc yêu cầu phát lại, tùy thuộc vào thỏa thuận giữa các bên.

Hàng bị chuyển hoàn bao lâu nhận được?

Thông thời, hàng hóa bị chuyển hoàn sẽ tốn thời gian khá lâu để có thể về lại đến tay người bán. Ngoài ra, người bán cũng có thể đối mặt với nhiều vấn đề như hàng hóa bị mất, hư hỏng hoặc tổn thất.

Thời gian nhận lại hàng hoàn thường phụ thuộc vào đơn vị vận chuyển. Đối với các đơn vị giao hàng nhanh và uy tín, quy trình xác nhận thủ tục chuyển hoàn và gửi lại hàng cho người bán thường diễn ra nhanh chóng. Thời gian này có thể kéo dài từ 7 – 10 ngày tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể.

Chuyển hoàn đơn hàng phí bao nhiêu?

Phí chuyển hoàn thường phụ thuộc vào đơn vị vận chuyển cũng như loại hàng hóa. Để giảm thiểu rủi ro, việc lựa chọn đơn vị vận chuyển có hỗ trợ phí chuyển hoàn và thương lượng chi tiết trước khi hợp tác là rất quan trọng.

Để biết thông tin chi tiết về phí chuyển hoàn và người phải chịu trách nhiệm về chi phí này, bạn nên liên hệ trực tiếp với dịch vụ vận chuyển đã lựa chọn để được tư vấn nhanh chóng và chính xác nhất.

Cách hạn chế tình trạng chuyển hoàn

Sau khi đã biết được chuyển hoàn là gì thì bạn có thể áp dụng một số phương pháp sau đây để hạn chế tình trạng này xảy ra đối với đơn hàng của mình.
Kiểm tra hàng hóa đóng gói cẩn thận

Trước khi tiến hành gửi hàng cho đơn vị vận chuyển, việc kiểm tra kỹ lưỡng chất lượng sản phẩm và so sánh với yêu cầu của khách hàng khi đặt hàng là rất quan trọng. Đồng thời, quá trình đóng gói cũng đóng một vai trò quan trọng, có thể ảnh hưởng đến quyết định của khách hàng khi nhận hàng.

Vì thế, đảm bảo sự hài lòng của khách hàng là một trong những yếu tố quan trọng giúp hạn chế tình trạng chuyển hoàn khi sử dụng dịch vụ chuyển phát.

Chuyển hàng nhanh nhất có thể

Hầu hết khách hàng mua sắm trực tuyến đều mong muốn nhận hàng ngay lập tức, trừ khi có thông báo trước từ cửa hàng về thời gian chờ đợi. Việc giao hàng kéo dài có thể ảnh hưởng đến tâm lý của khách hàng, đặc biệt là khi họ cần gấp sản phẩm đó để sử dụng.

Trong tình huống này, khách hàng thường không quan tâm đến quy trình chuyển hoàn hay tổn thất mà cửa hàng có thể gặp phải. Điều duy nhất họ quan tâm là nhận được sản phẩm càng sớm càng tốt. Do đó, việc chuẩn bị hàng nhanh chóng và chọn một đơn vị vận chuyển uy tín, cam kết về thời gian giao sẽ giúp giảm thiểu rủi ro chuyển hoàn cho cửa hàng.
Xác nhận đơn hàng kỹ với khách

Thực tế, không ít khách hàng đã chọn mua sản phẩm nhưng sau đó không chấp nhận nhận hàng mà không có lý do rõ ràng. Vì vậy, để giảm thiểu tình trạng chuyển hoàn, bạn hãy kiểm tra và xác nhận kỹ lưỡng thông tin liên quan với khách hàng. Điều này giúp đảm bảo rằng người mua sẽ chấp nhận thanh toán khi sử dụng dịch vụ giao hàng.

Yêu cầu đặt cọc đối với những đơn hàng lớn

Cuối cùng, để giảm thiểu rủi ro bị chuyển hoàn, một biện pháp khả dụng là yêu cầu khách hàng đặt cọc trước khi giao hàng, đặc biệt là đối với những đơn hàng có giá trị cao. Điều này là một biện pháp ràng buộc cần thiết để đảm bảo rằng khách hàng sẽ nhận hàng và cũng để bù đắp một phần chi phí trong trường hợp cần phải chuyển hoàn.