VGM là viết tắt của Verified Gross Mass, một quy định được áp dụng từ ngày 01/07/2016 theo công ước SOLAS. Theo quy định này, mọi chủ hàng (shipper) đều phải xác định trọng lượng toàn bộ của container chứa hàng.
Công ước SOLAS đặt ra các tiêu chuẩn tối thiểu về kết cấu và cách vận hành tàu để đảm bảo an toàn cho tất cả các thủy thủ trên tàu. Công ước này áp dụng cho các tàu thương mại và tàu chở khách, nhằm đảm bảo an toàn tối đa cho tính mạng của những người làm việc trên tàu. Đây là một tiêu chí quan trọng nhằm đảm bảo an ninh và an toàn trong ngành công nghiệp vận tải biển.
Yếu tố quan trọng trong biểu mẫu VMG và các thông tin cần khai báo
Biểu mẫu VGM (Verified Gross Mass) chứa đựng những thông tin quan trọng đối với quá trình vận chuyển hàng hóa. Dưới đây là một số thông tin cần được khai báo bắt buộc:
Số đặt chỗ của hãng tàu (Ocean Carrier Booking Number): Đây là số đặt chỗ của vận tải biển, đánh dấu danh sách các container được đặt chỗ trên tàu.
Số Container (Container Number): Định danh duy nhất của container, giúp xác định chính xác hàng hóa.
Trọng lượng đã xác minh (Verified Weight): Trọng lượng toàn bộ của container và nội dung bên trong sau khi đã xác minh đúng quy trình.
Đơn vị đo lường (Unit of Measurement): Đơn vị được sử dụng để đo lường trọng lượng, thường là kilogram.
Bên chịu trách nhiệm (Responsible Party): Tên của bên chịu trách nhiệm, thường là chủ hàng được liệt kê trên Bảng lệnh vận chuyển (MBL).
Người được uỷ quyền (Authorized Person): Người được ủy quyền chịu trách nhiệm khai báo thông tin trên biểu mẫu VGM.
Quá trình khai báo chính xác các thông tin trên đây không chỉ giúp đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển mà còn thúc đẩy tính hiệu quả và minh bạch trong chuỗi cung ứng hàng hóa.
Ý nghĩa của việc khai báo VGM
Xác định trọng lượng container hàng
Quản lý trọng lượng trên tàu trở nên hiệu quả hơn khi doanh nghiệp có khả năng xác định trọng lượng chính xác của container hàng hóa. Trong trường hợp container vượt quá trọng lượng tối đa mà hãng tàu qui định, có thể dẫn đến từ chối vận chuyển hoặc yêu cầu giảm bớt tải trọng. Điều này giúp đảm bảo rằng trọng lượng hàng hóa trên tàu được kiểm soát một cách chặt chẽ, đồng thời tránh được các vấn đề liên quan đến việc vượt quá khả năng chịu tải của tàu.
Sắp xếp vị trí lên tàu
Bằng cách sử dụng thông tin từ tờ khai, hãng tàu có thể thuận tiện xác định trọng lượng và kích thước chi tiết của từng loại hàng hóa. Nhờ vào điều này, họ có thể dễ dàng quyết định vị trí lý tưởng để đặt mỗi loại hàng, tối ưu hóa không gian trên tàu một cách hiệu quả và tiết kiệm diện tích theo cách tối đa.
Nộp chứng từ cho cảng
Thủ tục VGM được áp dụng để đệ trình cho cảng hoặc hãng tàu nhằm xác định chính xác trọng lượng của hàng hóa, đây không phải là một loại giấy tờ hải quan.
Ai là người chịu trách nhiệm VGM?
Quy trình khai báo VGM chủ yếu tập trung vào hàng hóa xuất khẩu, trong đó người gửi là người chịu trách nhiệm để tạo phiếu VGM. Sau khi hoàn tất quá trình kê khai, người gửi sẽ chuyển phiếu VGM đến hãng tàu theo quy định.
Chú ý rằng, nếu trọng lượng được xác định bởi VGM vượt quá tải trọng cho phép của tàu, container sẽ không được xếp lên tàu. Trong trường hợp người gửi không thông báo hoặc không nộp đúng thông tin VGM theo quy định, họ sẽ phải chịu trách nhiệm pháp lý và có thể phải chi trả các chi phí phát sinh khác (nếu có).
Cách tính VGM như thế nào?
Có hai phương pháp tính VGM hiện nay: cân trực tiếp toàn bộ hàng hóa hoặc cân toàn bộ xe chứa container hàng hóa. Chi tiết như sau:
Phương Pháp Tính 1
Trước khi hàng được đóng vào container, nó sẽ được cân toàn bộ bằng cân điện tử. Sau đó, để biết trọng lượng tổng thể của container chứa hàng trên tàu, trọng lượng của vỏ container rỗng sẽ được cộng thêm vào.
Lưu ý: Phương pháp này áp dụng cho các cảng tàu có cân điện tử với trọng tải hàng hóa không quá lớn. Nó cũng phù hợp khi hàng hóa chưa được đóng container ở cảng và có thể được cân trực tiếp trước khi đóng vào container.
Phương Pháp Tính 2
Cân toàn bộ xe chứa container hàng hóa, sau đó cân trọng lượng của những xe không chứa container. Trọng lượng cuối cùng cần được điền trong phiếu VGM là hiệu số giữa trọng lượng của xe chứa container hàng hóa và trọng lượng của xe rỗng. Phương pháp này chỉ áp dụng khi hàng hóa đã được đóng vào container và vận chuyển đến cảng.
Lưu ý: Bất kỳ phương pháp tính nào cũng không tránh khỏi sai số hay chênh lệch. Mặc dù không có quy định cụ thể, một số quốc gia có thể xác định mức sai số cho phép là 5% trọng lượng của hàng hóa trong quá trình cân đo VGM.
Quy trình VGM đối với hàng cont và hàng lẻ
Quy trình xác nhận VGM với hàng FCL
Bước 1: Đăng ký quá trình cân hàng tại kho.
Bước 2: Chủ hàng hoặc công ty forwarder/logistics hợp tác với bộ phận cân hàng tại kho để giám sát quá trình cân VGM.
Bước 3: Kho hàng cung cấp 2 bản VGM, một bản cho chủ hàng và một bản lưu giữ tại kho. Trong trường hợp trọng lượng container chứa hàng vượt quá trọng lượng tối đa (max gross weight), chủ hàng cần giảm bớt hàng. Hàng sẽ được bốc xếp lên tàu khi trọng lượng đạt tiêu chuẩn VGM.
Bước 4: Chủ hàng chuyển phiếu cân cho hãng tàu.
Quy trình này đảm bảo rằng trọng lượng chính xác của container được xác nhận và thông báo đến hãng tàu trước khi hàng hóa được tải lên tàu, giúp duy trì tính an toàn và hiệu quả trong quá trình vận chuyển FCL.
Quy trình xác nhận VGM với loại hàng lẻ LCL
Bước 1: Chủ hàng thực hiện thanh toán tại quầy thương vụ của cảng để nhận phiếu nhận hàng và tiến hành quá trình cân hàng.
Bước 2: Tiếp theo, chủ hàng gửi phiếu xuất nhập kho đến bộ phận quản lý cân hàng. Sau khi quá trình cân và xác định VGM hoàn tất, chủ hàng nộp phiếu này cho đơn vị vận chuyển để tiếp tục các bước tiếp theo.
